Сегодня компании любой отрасли постепенно смещаются в сторону электронных систем документооборота, однако по требованию законодательства компании, по-прежнему, обязаны держать финансовые и кадровые документы на руках в бумажном виде в течение нескольких лет. Для них важно, чтобы личные данные хранились в безопасном месте, где только авторизованный персонал может получить доступ к ним, так как эти документы содержат личную информацию, такие как адрес, которые не должны находиться в открытом доступе.
Вместо того, чтобы арендовать весь склад, компания может арендовать бокс для хранения документов. Некоторые склады даже специализируются на хранении документов, сочетая удобство и безопасность. Такие специализированные склады предоставляют дополнительный сервис в виде подбора документов по запросу, брошюровка, выдача копий и прочее. Однако такой расширенный сервис, который влечет дополнительные затраты, нужен далеко не всем компаниям.
Хранение документов может быть менее затратным, если хранить их в индивидуальных боксах в Складовке на теплом охраняемом складе и производить все действия с документами самостоятельно своими штатными специалистами, когда в этом возникает необходимость. Это самый выгодный и безопасный способ хранения документов на сегодня.
Это современный городской склад для хранения личных вещей, в Москве 7 Складовок
Это система боксов- индивидуальных помещений для хранения от 2 кв.м
Безопасность хранения документов
Одним из самых важных моментов в сохранении документов, будь то оригиналы или копии, является то, что только авторизованный персонал может получить к ним доступ. Вы составите список доверенных лиц от вашей компании, которые и будут обслуживать этот архив, неся за него ответственность. Доступ к боксу будет только у этого круга лиц.
Доступ к файлам должен быть ограничен вводом пароля, персонального пин-кода, технологией считывания или биометрической технологией. Механического замка на двери бокса в этом случае недостаточно для полной гарантии сохранности документов – обращайте внимание на наличие электронной системы безопасности при выборе компании для хранения. Складовка такой системой оснащена.
Видеонаблюдение в круглосуточном режиме с записью.
Доступ в комплекс и свой бокс по персональному пин-коду.
Как правильно хранить бумажные документы в боксе
• Вы никогда не должны оставлять документы, содержащие чью-то личную информацию, без присмотра и в открытом доступе, даже если склад имеет хорошую безопасность.
• Другими рисками для хранения документов могут стать: уязвимость от пыли, воды, и других загрязняющих веществ. В Складовке этих рисков нет – здесь всегда чисто, сухо и нет посторонних загрязнений, т.к. машины останавливаются перед зоной разгрузки, и даже капля ГСМ не попадает в помещение, т.к. грузы внутри перемещаются на тележках.
• Стандартная картонная коробка для хранения документов имеет размеры 25x30x38 сантиметров и может легко выдержать до 15 кг документов, даже если вы поставите эти коробки друг на друга.
• Рекомендуется использовать металлический стеллаж в качестве альтернативы. Эта мера поможет в полном объеме использовать вертикальное пространство.
• Документы следует сложить в коробки с крышкой и поставить на стеллажи. Коробки и стеллажи всегда есть в наличии на складе Складовки, их можно приобрести в день заезда.
• Если вас беспокоит сохранность документов, вы можете попробовать хранить ваши документы в пластиковых контейнерах вместо картонных коробок. Просто убедитесь, что крышки плотно закрыты.
• По той же причине, вы можете рассмотреть хранение документов в металлических шкафах. Они будут лучше защищены от внешнего воздействия. Независимо от того, какой тип контейнера вы решили использовать для хранения записей, важно, чтобы информация была организована.
• Правильное хранение бумажных документов также включает в себя управление средой хранения. В случае временного хранения файлов, вы должны узнать, предлагает ли хранилище услугу климат-контроля. Эта технология очень востребована в индустрии временного хранения, потому что это позволяет документам находиться при постоянной температуре от 12 до 30°С и поддерживать уровень влажности. Складовка гарантирует стабильную температуру хранения: летом не выше +30°С, а зимой не ниже +12°С.
Даже если вы будете хранить документы временно, безопасность и климат-контроль абсолютно необходимы для обеспечения сохранности документов. Влажность является важным фактором при хранении документов. Если влажность слишком высокая, бумага станет влажной, и споры плесени могут появиться на поверхности, текст станет выцветшим. Этого не избежать, если хранить документы в сырых необорудованных помещениях, в Складовке этот риск исключен. Здесь сухо.
Если склад может гарантировать надлежащее хранение, а также безопасный доступ к хранимым документам, такой склад может стать хорошим временным хранением, пока переезд вашего офиса не будет завершен. Впрочем, услугами Складовки можно пользоваться и на постоянной основе, чтобы не тратить дорогое офисное пространство для хранения документов, которые не востребованы каждый день.